De vergaderingen dans

Door Moniek de Boer & Angelique van Dam

Als arts kan je agenda volstaan met allerlei bijeenkomsten, commissiewerk en besprekingen. Soms plan je het zelf in en soms word je ervoor uitgenodigd via de mail. We hebben soms de neiging als we geen spreekuur hebben (en ook als we wel spreekuur hebben), deze uitnodigingen te accepteren, omdat we erbij moeten zijn, we onze stem willen laten horen, we invloed willen hebben of minimaal op de hoogte willen blijven van wat er speelt. We komen te laat binnen rennen en krijgen ter plekke de agenda, omdat we geen tijd hebben gehad ons voor te bereiden en storten ons brein uit. Na een bespreking klagen we dat er weinig nieuws is, dat het een rituele dans was en dat het zonde van de tijd was. In onze toch al drukke dag.

Hoe ga je om met vergaderingen die tijd-/energieverslinders zijn?

Een heel mooi zinnetje in dit verband is: Moet ik dit nu doen? Door de klemtoon steeds ergens anders te leggen ontstaan er 5 vragen. Met daaronder weer een aantal vragen…

1. Moet ik dit nu doen?
   Wat voor keus heb je hier? Is het een verplichting, levert het je iets op? Kan je ook niet gaan? Ter wille van welk groter geheel?
2. Moet ik dit nu doen?
   Ben jij echt de juiste persoon om bij die bespreking te zijn? Kan je iemand anders sturen? Heb jij de juiste voorinformatie? Mag jij ook beslissingen nemen, heb je bijvoorbeeld mandaat?
3. Moet ik dit nu doen?
   Gaat de vergadering over waar jij je mee bezig wilt houden? Voel je je verbonden met het onderwerp? Weet je waar de vergadering over gaat? Heb je invloed op de agenda?
4. Moet ik dit nu doen?
   Past de vergadering in jouw agenda? Is er overlegd met je over datum en tijd? Is het belangrijk of urgent, of allebei? Is het perse nodig dat je de hele vergadering aanwezig bent, of kan je ook bij een deel aanwezig zijn?
5. Moet ik dit nu doen?
   Wat maakt dat je kiest om bij de vergadering aanwezig te zijn? En als je ervoor kiest er te zijn, hoe ga je er dan zijn? Ben je helemaal aanwezig? Laat je je stem horen, over de agenda of over het vergaderproces?

Leiderschap vraagt om bewust kiezen. Dus ook bewust kiezen om wel of niet bij een vergadering te zijn. En bewust kiezen om helemaal aanwezig te zijn. En je stem te laten horen als de vergadering niet verloopt zoals je zou willen. Je kan er (bijna) zeker van zijn, dat er anderen zijn, die dat ook vinden.

Leiderschap betekent bewust kiezen en verantwoordelijkheid nemen. Dus bewust kiezen om wél te gaan en dan ook benoemen indien er iets niet goed gaat. Of bewust kiezen niet te gaan, daar verantwoordelijkheid voor te nemen en je daar dan ook niet schuldig over te voelen.